Tilitoimiston vaihdon ei tarvitse aiheuttaa harmaita hiuksia yrittäjälle – Tulevaisuus Oy:n tiimin huolenpidolla siirto sujuu vaivattomasti
Tilitoimiston vaihto mielletään usein valtavan työlääksi prosessiksi, jossa kirsikkana kakun päällä komeilee pakollinen uuden järjestelmän opetteleminen. Tulevaisuus Oy, Tulevaisuuden Tilitoimiston ® ohjauksessa tilitoimiston vaihtoa ei kuitenkaan tarvitse pelätä, sillä Sadun ja Hennan huolenpidolla kaikki sujuu helposti ja stressittömästi – ja yrittäjä voi keskittyä yrittämiseen
Tulevaisuus Oy:n johdolla luvuilla johtamisesta tuli General Filter Scandinaviassa arkea. Sähköisen kirjanpidon läpinäkyväksi tekemä taloushallinto mahdollisti määrätietoisen ja kannattavan kasvustrategian, jonka ansiosta yritys on pikkuhiljaa siirtymässä kansainväliseen omistukseen.
Turun satamassa sijaitsevan ravintola 3. linjan yrittäjä Rasmus Niittyvaara olisi siirtynyt Tulevaisuus Oy:n asiakkaaksi jo aiemmin, mutta ravintola-alaa kurittanut korona vei yrittäjältä siirtoon tarvittavan energian.
Emme me pelkää itse muutosta, Niittyvaara sanoo. – Eniten ehkä mietitytti oma kapasiteetti, koska prosessiin jaksaa ryhtyä. Vaikkei siinä nyt ihan järjettömästi hommaa Sadun ohjauksessa kyllä ollut.
Pohdittavaa aiheutti etenkin siirtoon liittynyt kirjanpitojärjestelmän vaihto.
Meillä oli jo aiemmankin tilitoimiston kanssa ihan simppeli ja toimiva järjestelmä käytössä, ja siirron yhteydessä olisi taas pitänyt opetella uutta, Rasmus kertoo.
Moni yrittäjä tunnistaa ongelman: kirjanpitojärjestelmän vaihtaminen muodostuu niin isoksi peikoksi, että jos palvelu muuten mielletään toimivaksi tai ihan ookooksi, siirtoon ei viitsitä ryhtyä.
Niittyvaaran ravintolassa työskentelevä kollega ja puoliso Mari Torni-Niittyvaara kokee järjestelmämuutokset haasteellisiksi.
En pidä yhtään siitä, kun niihin tulee muutoksia, Torni-Niittyvaara sanoo. – Täytyy myöntää, että kun siirryimme Tulevaisuus Oy:n asiakkaaksi, huulille nousi kyllä muutama ärräpää Procountorin käyttöä opetellessa. Sadun ja Hennan opeilla Rasmuksen lempeässä ohjauksessa se kuitenkin onnistui, ja laskujen lähettäminen on nykyään paljon helpompaa kuin aiemmin.
Sähköinen taloushallinto mahdollisti yrityskaupan
Tilitoimiston vaihdossa tärkeää on aloittaa pohjatyöt ajoissa. General Filter Scandinavia Oy:n kohdalla asiakkuuden alkaminen tarkoitti kaiken muun ohella myös siirtymistä perinteisestä paperikirjanpidosta sähköiseen taloushallintoon.
Kyseessä oli yhtiölle siis iso hyppy uuteen, mikä tarkoitti myös suuria muutoksia prosesseihin.
Kyllä se piti sisällään uusien toimintamallien opettelua, General Filter Scandinavian Harri Huunonen muistelee. – Tietoisuus siitä, että tulevaisuudessa ei tarvitse enää nokkakärryllä valtaisaa mappikasaa toimittaa tilintarkastukseen piti kuitenkin motivaatiota yllä.
Sähköisen kirjanpidon helppous on kuitenkin ollut vaivan väärti ja jopa edellytys edessä olevalle omistajanvaihdokselle.
Paperikirjanpito on välillä sellaista lippujen ja lappujen etsimistä. Nyt järjestelmästä saadaan kaikki samat dokumentit vain nappia painamalla. En usko, että käynnissä oleva yrityskauppamme olisi koskaan toteutunut, eikä ainakaan Italiaan, jos olisimme jatkaneet samalla tavalla kuin seitsemän vuotta sitten. Uuteen siirtyminen siis kannatti!
Muutos ei kuitenkaan koskaan ole täysin kivutonta. Huunonen tunnustaa, että siirtymävaiheessa oli hermo mennä ja läppärikin oli lähellä lentää ikkunasta. – Samalla kun kaiken piti olla niin helppoa, muutos haastaa. Sadun ja Hennan tuella kaikki kuitenkin onnistui hyvin, ja tässä kohtaa on kiva nauraa menneelle.
Sähköinen järjestelmä ei vielä takaa sähköistä taloushallintoa
Rouhiaisen Kivi Oy:n siirto Tulevaisuus Oy:n asiakkaaksi sujui jouhevasti, sillä molemmilla yrityksillä oli jo Procountor käytössä.
Siirron yhteydessä yrittäjälle ja toimitusjohtajalle Mika Rouhiaiselle paljastui kuitenkin hämmentävä ristiriita: vaikka hän oli säännöllisesti maksanut sähköisen taloushallinnon ohjelmistomaksuja, edellisen tilitoimiston hoitama yhtiön kirjanpito oli todellisuudessa kaukana modernista, sähköisestä taloushallinnosta.
Se tuli kyllä yllätyksenä, Rouhiainen sanoo. – Vasta Tulevaisuus Oy:n asiakkaana olen ymmärtänyt, että Procountor on paljon enemmän kuin laskutusohjelma, ja Sadun ja Hennan opissa olen oppinut hyödyntämään sähköistä järjestelmää aiempaa tehokkaammin.
Sadun ja Hennan toteuttamat prosessimuutokset ja ohjelman täyden potentiaalin hyödyntäminen antoivat kivialan yrittäjälle täysin uudenlaisen kyvyn kehittää liiketoimintaa. Saamansa ohjauksen tukemana Rouhiainen johtaa tänään yritystään luotettavalla, reaaliaikaisella datalla. Hän hyödyntää kassaennusteita, sisäistä laskentaa ja kuukausibudjetoinnin vertailua saadakseen selkeän näkymän yrittäjänä kohti tavoitteitaan kulkemisesta.
Nyt näen yhdellä silmäyksellä, mihin firma on menossa, ja voin siitä päätellä minkälaisia päätöksiä siinä kohtaa kannattaa tehdä, Rouhiainen selittää. – Ilman lukuja sitä menee hevosen lailla läpät silmillä ja haluaa kaiken heti, vaikka investointien jaksottaminen olisi paljon fiksumpaa.
Alalla, jossa kausivaihtelut ovat suuria, on tärkeää nähdä talouden koko kokonaisuus yhdellä silmäyksellä. Tulevaisuus Oy:n asiakkaana Rouhiaisen Kivi Oy:lle luotiin budjetit, sisäinen laskenta, projektiseuranta ja ennusteita, jolloin yhtiötä voi johtaa kuukausitasolla oikealla tiedolla.
Kaikkein ongelmallisinta edellisen tilitoimiston kanssa oli se, että palkat laskettiin toisessa ohjelmassa. Näin sen osan kokonaisuudesta vasta tilinpäätöksen yhteydessä. Koen, että se antoi vääristyneen kuvan yhtiön tilanteesta, Rouhiainen sanoo.
Vaikka lukujen selkeys on tärkeää, vielä tärkeämpänä Rouhiainen pitää Sadun kanssa käytyjä keskusteluja. – Tässä on otettu valtavia askeleita hyvin pienessä ajassa ja käyty läpi vaikeitakin asioita. Olen äärimmäisen kiitollinen Sadulle ja hänen kollegoilleen lukujen avaamisesta ja sen selittämisestä, mihin mikäkin oikeasti vaikuttaa, Rouhiainen sanoo. – Tulevaisuus Oy:n kanssa kaikki on toiminut erinomaisesti.
Teksti: Viestintätoimisto Aio Oy